会议的诅咒
想象一下，你的日程表上没有任何会议
图片来源：马塞洛·桑托斯/盖蒂图片社
你有什么策略来忍受无聊的会议？无论你是写购物清单，玩流行词宾果游戏，还是只是走神，结果通常都是一样的：完成你需要完成的工作的时间更少了。
康斯坦斯·努南·哈德利（Constance Noonan Hadley）是组织行为学讲师，也是团队过程和工作情绪方面的专家，她帮助制定了一个五步计划，用于分析会议文化，消除不必要的闲聊。她与哈佛商学院（Harvard Business School）的新濠影汇线上赌场研究人员在调查了182名高管，并向那些难以实现组织目标的公司咨询后，制定了这个计划。在他们的新濠影汇线上赌场研究中，哈德利和她的同事们证实了你可能已经怀疑的一个问题：大多数高级经理认为，太多的会议没有效率，会妨碍他们完成工作，也不会拉近团队之间的距离。他们在《哈佛商业评论》上报道了这一发现。
哈德利说，她已经在多家公司实施了这个计划（见下文“结束会议的痛苦”），她惊讶地发现，这个计划成功地解决了一些组织问题，比如未能实现公司目标。她说：“几年前，我会说会议只是功能失调的一种症状——你需要找到根本原因。”但她发现，当公司重新考虑会议时，许多功能障碍会“自行解决”。
在一家遵循哈德利和她的同事计划的公司，员工报告说，他们的合作增加了42%，而工作/生活平衡的满意度从62%跃升至90%以上。
波士顿大学新濠影汇线上赌场研究部（BU Research）询问哈德利，如何运用她的五个步骤来打破不想要的会议的诅咒。
布鲁里溃疡新濠影汇线上赌场研究我一直在参加提高会议效率的培训，重点是让人们参与进来，让会议更有效率。这足以解决问题吗？
哈德利：如果你要开会，有一个议程，设定明确的结果和下一步都是好主意。但是，我们有更多的疑问，你需要这个会议吗？如果你需要，谁需要出席，你需要开多少次会？我们建议从个人层面的审计开始这个[五步]过程。在一对一的情况下，人们会向我们承认他们在会议中遇到了多大的困难，但他们通常不会说出来，所以系统地从每个人那里收集数据对于让高管大开眼界很有用。第二步是把所有的数据放在一起，找出其中的模式和痛点。下一步真的很重要，那就是当你作为一个团队回到一起，思考你想要做些什么。根据我们的经验，说我们想要更少的会议，我们想要更有效率的会议，并不能真正解决问题。它需要让人们觉得自己为这个目标投入了精力。在许多情况下，它与设置某些禁区以保护人们的时间有关，无论是无会议日还是无技术会议。然后人们开始说，“哇，这是一个具体的目标，我可以立即看到自己的好处。”当某一天被指定为无会议日，人们可以在家里工作，例如，多米诺骨牌开始向他们真正关心的事情倾斜。
在你的 哈佛商业评论 文章，你提到有人用铅笔刺伤自己的腿，以保持在一个曲折的会议。在这种情况下你有什么建议？
对高层领导来说，就是用你的权威说：“这看起来太疯狂了，我想我们需要重新审视一下我们的会议方式。”从其他部门、人力资源部或顾问那里找个人来审核你的会议进度；让每个人都和那个人一起工作，量化他们在过去一个月参加了多少会议，其中有多少是必要的，有多少不是，为什么不重要的会议还在举行，为什么他们还去。如果你是一个资历较浅的人，你将无法改变整个团队流程，但你可以做同样的个人审计。我会用它作为你和你的经理的起点，说：“听着，我的兴趣是尽可能提高效率，当我考虑x、y、z次会议时，我认为它们并没有增加我的效率，所以如果需要的话，我想和你谈谈另一种参与方式：我是否可以提前提出一些想法，之后我是否可以与团队领导进行一对一的汇报，我可以通过哪些方式从会议中腾出时间，这样我就不会影响其他人的进展？”但我们必须现实一点；如果有一个非常资深的人要求部门里的每个人每周五都要花两个小时来复习，这可能是不可避免的。但之后我会非常努力地减少其他的会议。
你如何阻止会议偷偷溜回来？
告诉一个团队成员过去平均每天开三到四次会议是很困难的；规范和做法需要改变。下一件事就是定期监控进度。尽管说你需要开会来解决会议有点讽刺，但我们确实发现，在早期阶段每周开会一次，之后每月开会一次，以了解进展情况，这可以继续加强倡议，并消除完成它的任何障碍。
我想有些人可能没有意识到其他人可能会有多讨厌参加他们的会议。他们应该注意哪些迹象呢？
我们有一些公司，他们实际上有很好的会议，所以坐在会议上，每个人似乎都很投入，并从中获得了很大的牵引力。但他们不知道的是，员工们熬夜到多晚来弥补他们因为参加了一个有效的会议而无法完成的工作。以一种真正开放的方式进行对话对每个人都有帮助。这些迹象往往被隐藏起来，因为人们在相对沉默中受苦——他们想成为好士兵。
当你试图实现你的想法时，你遇到过阻力吗？
是的，事实上，一位高级管理人员在博客中写道，如果召开大量会议是我们为包容性学习环境付出的代价，那么我没问题，开会议吧。在较小的范围内，个人也有抵抗力。其中一个原因是，他们担心自己会错过机会，或者如果我们剥夺了他们参加会议的自我展示价值，我们就会剥夺他们的社会资本或某种职业发展举措。没有人喜欢改变，所以这就是为什么与个人相关的目标如此重要。我们必须克服这种阻力，证明不仅仅是公司，不仅仅是团队，不仅仅是工作产品，而且他们每个人都将从中受益。
你是否被困在很多会议中，你是否改变了你的处理方式？
现在，当我对会议说“不”的时候，我感觉不那么内疚了，因为我意识到，当我不再浪费两个小时坐在一个不能帮助我做真正需要做的工作的会议上时，我实际上是在帮助我的组织。我确实需要判断自己对会议有多重要，但总的来说，我会说，“不行，我还有别的事情要做，”即使那个事情是我真的需要坐下来工作。
为清晰起见，本采访经过编辑和浓缩。
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