Petty Cash – Medical Campus

零用现金-医学院（都会信用社）

零用现金的详细操作程序

建立零用现金基金

• Complete a 零用现金使用表格.
  • 勾选第1节中的“新建”复选框。
  • 完成第2-5节。
  • 第3节-如果零用现金基金的目的是支付人类受试者付款，请包括估计的项目结束日期。
  • 通过估计30天内的支出来确定所需的资金数额（在大多数情况下一般不超过500美元）.
  • 托管人和主要授权签名者的信息和签名是必需的。  备选方案是可选的，但如果要包括备选方案，则需要签名。  最多允许有2名候补队员。
• Submit completed form to Cashier Services, 别克街25号，130号套房； or email 附有所需签名的扫描件 via our new 客户服务门户.
• 当决定设立新基金时，出纳服务处将通知托管人。
• 设立新的零用现金基金最多可能需要一个星期。
• 所有零用现金保管人都必须在设立基金之前完成培训。  更多信息请联系收银服务部。

新的资金回收

• Upon notification from Cashier Services, the petty cash custodian may open and receive the 基金 by presenting his/her 波士顿大学 ID card at the Metro Credit Union* located at 麻省大道1071号., during normal business hours:

* 波士顿大学 transactions can be made at 麻省大道1071号. 分支。

• 请务必提前购买上锁的现金箱。  在检索时将创建一个100100 GL帐户。  该帐户将在基金开立、重新开立、增加/减少或关闭时收费。  你们部门的账目现在不会报销。  费用在补货请求提交时入账。

零用现金支出

• 小额和经批准的业务采购应尽可能使用零用现金基金中的款项。 员工自付费用低于50美元，可使用零用现金报销。  员工自付费用超过50美元，应通过美联社的Concur系统进行补充，而不是零用现金。

Non-Subject支付

• 托管人将为购买商品的个人提供足够的钱来支付费用。  如果有任何更改，必须由买方退还，并由托管人放回资金箱。
• 如果个人进行了批准的自付业务费用，收据必须在收到后30天内提交给托管人。 托管人将使用零用现金箱中的资金，按收据上的确切金额偿还个人。
• 每笔支出都应取得收据。  卖方收据应显示所购物品的日期、金额及描述。   If a receipt could not be provided or was lost, the purchaser must complete a “零用现金报销遗失收据宣誓书” in lieu of a receipt with appropriate date, amount, and description/reason for expenditure.  如果认为合适，托管人将审查并批准。
• A “零用现金凭单” must be completed by the Custodian for each disbursement.
• 收到现金的个人必须在收据的“收款人”部分签署每笔交易，零用现金保管员必须在“批准人”部分签署。
• 零用现金托管人进行购买时，必须让资金的主要授权签字人在付款单上的“批准人”部分签署交易。
• The petty cash fund Custodian must attach the sales receipt to the back of the “零用现金凭单”.  如收据遗失或放错地方，请将“遗失收据誓章”附在“零用现金凭单”上。
• “零用现金凭单”加上手头剩余现金的总和必须等于零用现金基金总分类账的全部余额。
• 请提供手头所有收据的加法磁带（或excel电子表格）。
• The account to be charged for each receipt must be noted on the “零用现金凭单”.  总账应与采购描述相符。
  • 注：小额现金可接受的总账清单，请参阅电子表格：  gl -零用现金说明。

人类受试者支付

• Fill out and submit the “人类受试者报销跟踪表”.
• 所有科目付款费用应记录在535200 GL账户中。
• 有关零用现金支付的适当性问题，必须直接向出纳服务经理咨询，电话：617-353-3896。

零用现金报销

• 至少每月一次，如果资金不足，托管人必须补充资金，并通过SAP出纳上传将费用记录在总账中。  Please 点击这里, for more information on the Cashier Upload process.
• Prepare/submit an SAP出纳上传.
• 将完成的上传条目与支持文件（收据和/或人工受试者日志）一起提交给出纳服务部。 The entry may be e-mailed to cashier@bu.edu or mailed to Cashier Services located 别克街25号一楼130套房, Boston, MA 02215.
• Upon approval from Cashier Services, authorized individuals must present a copy of the upload entry along with a BU ID to Metro Credit Union*, located at 麻省大道1071号. 零用现金必须每月至少补充一次。 这样做可以确保费用记录在适当的会计期间。

* 波士顿大学 transactions can be made at 麻省大道1071号. 分支。

增加/减少零用现金

• 零用现金保管员必须填写并取得必要的签名 零用现金使用表格.
• 勾选第1节中的“增加/减少”复选框。
• 完成第2-5节。
  • 第三部分-圈出适当的新濠影汇赌场行动，增加或减少。   在“当前资金金额”中输入您当前的资金金额，并在“修改后的资金金额”中输入您新的期望零用现金余额。  差额将是您将存入（减少）的金额或将支付（增加）的金额。

增加

• Submit the completed form to Cashier Services, 别克街25号，130套房 or via our new 客户服务门户.
• 经收银员服务部门批准，授权个人必须向位于奥尔巴尼街710号的Metro Credit Union出示BU ID。

减少

• Submit the completed form to Cashier Services, 别克街25号，130套房 or via our new 客户服务门户.
• Upon approval from Cashier Services, please bring your 基金 to Metro Credit Union, located at 麻省大道1071号. 存款。

结清零用现金

• 要结清零用现金基金，托管人应填写一份“零用现金使用表格”。
• 勾选第1节中的“关闭”复选框。
• 完成第2-5节。
  • Section 3  – Revised amount of fund will be zero.
• Submit the completed form to Cashier Services, 别克街25号，130套房 or via our new 客户服务门户.
• Upon approval from Cashier Services, please bring the 基金 to the Metro Credit Union, located at 麻省大道1071号. 存款。

更换保管人 

• Petty cash 基金 are 不能从一个员工转移到另一个员工.  现职零用现金托管人在调任、离职或休假前必须结清零用现金。  参见上面的说明，“结清零用现金基金”。
• 新的零用现金保管人必须在设立基金之前完成零用现金培训。  更多信息请联系收银服务部。
• Once the training is complete, the 新 petty cash custodian must complete a “零用现金使用表格”.
• 勾选第1节中的“重新打开”框。
• 完成第2-5节。
• Submit the completed form to Cashier Services, 别克街25号，130套房 or via our new 客户服务门户.
• 根据出纳服务部的通知，零用现金托管人可以在Metro Credit Union出示他/她的波士顿大学身份证，重新打开并领取零用现金。

财政年度结束

• 为了确保所有的财政年度费用都正确记录，所有的零用现金保管人都被要求在六月份补充他们的零用现金。
• 出纳服务部必须在财政年度结束前审查所有零用现金。
• Custodians MUST bring all receipts 和 cash on hand to Cashier Services for verification.  PLEASE NOTE:  You must bring all cash on hand even if you are reimbursing your account.
• 如果方便的话，出纳服务部将在财政年度结束前发送电子邮件，安排在医学校园的一个地点完成财政年度结束验证，而不是在查尔斯河校区的出纳服务。  如果您无法在收银员处完成验证，您必须回复电子邮件，以便在指定日期安排预约。
• 部门必须重新审查是否仍然需要零用现金账户来满足部门的业务需要，或者是否可以使用其他支付方法。 如果有持续的业务需要零用现金，部门应将零用现金账户限制在满足30天内需求的最低金额。