目的
To establish the University’s basic policy 和 procedures related to Broadcast Electronic Email.
适用性
This policy applies to all Boston University Broadcast Email 和 is governed by the 计算机服务的可接受使用政策.
策略元素
1. 只有来自波士顿大学学术和行政单位的与大学业务直接相关的信息，以及涉及相关的、重要的和时间敏感的材料，才可以通过广播电子邮件发送。
2. 所有广播电子邮件必须经过批准才能发送。
审批通常以每个消息为基础提供，尽管也可能提供一揽子授权。 消息受众决定了必须获得批准的个人或办公室的级别。 A list of some populations 和 the individuals responsible for approving messages to those populations is provided on the 目标选区 page.
3. 将电子邮件发送到仅限于单个组织单位的人群需要该单位负责人的批准。
例如，发送给学院所有教员的信息需要该学院院长的批准。 Refer to the 目标选区 page for more information.
4. 向跨越两个或两个以上单位的人群发送电子邮件需要获得每个目标单位的权威人士的书面批准。
例如，发送给两所学院的学生的信息需要得到两所学院院长或查尔斯河学院或医学院教务长的批准。 更广泛分发的电子邮件将需要相应的更高权威机构的批准。 In the case of a message sent to all staff at the University, the President’s approval would be required. The 目标选区 page identifies target groups 和 the approval required to send email to each.
There are two special cases1 in which approval can be granted by an office that does not have authority over all members of a recipient population that spans multiple organizational or academic units:
- The target population has a specific relationship — typically a business relationship — with the sender 和 the message is related to that relationship. 为了说明所需的批准，考虑两个示例案例：(1)停车服务办公室向MBTA月票计划的参与者发送的电子邮件，以及(2)学术计划向所有本科生发送的电子邮件。 在第一种情况下，停车服务办公室与MBTA通行证订阅者有业务关系，即，办公室管理通行证程序，因此发送与程序相关的消息只需要停车服务主管的批准。 In the second case, the academic program has no specific relationship with the target population 和 therefore would, according to the 目标选区 page, require authorization from the Provost 和 the VP for Marketing & Communications.
- 涉及到订阅邮件列表。 这些列表由希望接收与特定主题有关的电子邮件的个人组成。 通过订阅，列表成员允许列表所有者向他们发送与列表主题相关的电子邮件。
1 虽然它们是特殊情况，但它们仍然涉及广播电子邮件，因此必须遵守广播电子邮件策略的所有其他元素。
5. 广播电子邮件处理有争议或可能引起媒体注意的问题需要与营销和通讯办公室协调。
A message addressing an issue that has already attracted or is likely to attract media coverage should be composed in a manner consistent with the University’s news releases 和 other statements regarding the matter. 负责营销和传播的副总裁或其指定人员将与发送者合作，以确保这种一致性，以及对信息中讨论的事实和情况的公平和准确的描述。 需要这种协调的话题包括院长任命或离职的公告、劳资谈判的新闻或直接影响周围社区的新闻。
6. 广播邮件不能包含附件。
附件出现问题有几个原因：它们可能对系统资源造成严重压力，从而影响其他服务和订阅者； 打开邮件所需的应用程序，例如Word或Excel，在接收系统上并不普遍可用； 它们是计算机病毒的潜在传播机制。 See our 格式信息 your message.
7. 避免看起来像网络钓鱼信息。
Phishing messages have two characteristics to be avoided: They link to external (non-BU) websites, sometimes with authentication before the reader can view content, 和 imply urgency to the request.
尽可能避免在广播电子邮件中使用链接。 如果信息需要将读者送到一个网站以获取更多信息或进一步的新濠影汇赌场行动，应该使用描述性文字来指导读者应该访问哪个网站，以及如何到达那里。 如果需要链接，则该链接必须将读者发送到BU维护的.bu.edu域名的官方网站，该网站不需要身份验证。 此页面可能包含有关访问非bu网站和资源的说明。
带有链接的信息应避免表明对不遵守规定的处罚的紧迫性，但可以清楚地表明目标。 例如，“培训需要在10月前完成”比“未能在接下来的两周内完成培训将导致……”要好。 应该鼓励读者在适当的时候思考并采取新濠影汇赌场行动，而不是觉得他们必须立即这样做。
8. 负责任地格式化你的广播邮件。
Despite the common use of HTML in email (most modern clients use HTML to carry out any of the formatting done while writing the message), it is important to know that sending formatted messages 可以 result in display problems for some recipients. 这是因为并非所有的电子邮件程序都以相同的方式处理HTML消息。 此外，虽然大学中使用无法显示HTML的电子邮件客户端的人数相当少，但它不是零.
Because HTML formatting is often a requirement, we have 包含有用的HTML格式信息和资源的页面 to assist you with your broadcast message.
When sending HTML email, we also highly recommend including a plain-text copy (which will be sent by most modern mail clients by default) to reduce your message’s overall SPAM score 和 to ensure that recipients without HTML-capable email clients can still read your message.
9. 应尽可能使用机构生成的收件人名单。
Institutional recipient lists are based on information stored in the University’s central databases.3 经常创建和/或更新列表； 新列表是根据需要创建的，而现有的列表是根据每天或每周的时间表刷新的。 如果不认真维护本地管理的列表，它们可能会过时。 If this happens, a message’s effectiveness can be reduced because it does not reach its intended audience.
3 一些选择标准可能需要的数据不包含在中央大学数据库中。 在这种情况下，不可能建立机构清单，而应使用地方清单。
10. 广播邮件必须在非工作时间发送。
为尽量减少对机构电子邮件系统的影响，广播讯息通常在非繁忙时间发送（工作日下午12:00至5:00为繁忙时间）。 紧急消息或极其重要的消息可根据需要在其他时间发送。 当它们涉及超过100个目标群体时，通过本地管理的收件人列表发送的消息必须遵循相同的时间考虑。
11. 广播电子邮件不能显示发送邮件的姓名/地址。
通过机构渠道发送的电子邮件将自动屏蔽收件人列表。 使用本地邮件列表发送的电子邮件也不能显示收件人的姓名/地址。 This is a matter of convenience for the recipients — messages prefaced with a list of hundreds or thous和s of email addresses are difficult to read 和 may be ignored. 第二个要考虑的问题是保密问题； 许多用户对自己的电子邮件地址没有被广泛传播很敏感。
12. 发送者和审批者共同负责评估消息的适当性和形式。
对于是否可以发送电子邮件，具有批准权的个人或办公室将作出最终决定。 That determination should take the 广播电邮指引 into account. 批准的一个主要标准是信息必须与大学业务直接相关。