什么是唱片？
大学记录是在大学业务过程中创建、接收、记录或合法归档的任何形式的记录信息，包括无形的电子格式。 大学的记录s serve as evidence of the University’s organization, functions, policies, decisions, procedures, operations, transactions, or other activities.
波士顿大学要求，无论何种格式的大学记录，都必须保留一段特定的时间，然后按照基于法律义务、机构要求和历史价值的记录类型的保留期限进行处理。 The University’s 资料保障标准 classify the types of data the University generates 和 specify the appropriate level of security protection for each class of data. All University Units 和 Departments are responsible for the retention, security, 和 disposal of 大学的记录s as outlined in the 记录保留策略, the 记录保留表 和 the University’s 资料保障标准.
什么是档案管理？
记录管理是对记录进行识别、分类、使用和保存，并对保存期限已满的记录进行处理或销毁的过程。 波士顿大学致力于有效的记录管理，以保存其历史，确保关键记录可用于满足业务需求，符合法律要求，保护敏感信息，优化空间使用，降低记录保留成本，并确保不再需要保留的记录被销毁。 如果一项记录在其保留期已过，其对大学的法律、运营、历史或档案价值已结束后仍保留，则该记录会增加数据泄露后可能受到损害的信息量，特别是非公开信息，并在收到数据请求或法律传票时增加大学的负担。 当大学收到电子发现记录请求时，大学必须检查并发布其在提出请求时拥有的所有相关信息，包括保留时间超过保留期限的记录。 因此，随着大学保留的数据量的增加，遵守电子发现请求的成本也越来越高。 因此，适当的记录管理可以最大限度地减少大学的成本，并使每个单位和/或办公室能够有效地定位和利用信息。
定义
活动记录: An 原始 大学的记录 currently used by the office, department or other area of the University that generated it. 活动记录在不同的年限内保持活动状态，这取决于创建它们的目的和法规要求。 活动记录可以保存在起始办公室或异地存储公司。 活动记录包括所有格式的记录，包括但不限于：纸质、纸质、数字化或扫描文件、电子文件和所有其他格式。
- 档案记录: An 原始 大学的记录 that has 永久或历史价值, is inactive, 和 is not required to be retained in the office in which it originated or was received. 档案记录被无限期地保存在大学档案馆。 大学的记录管理员将对是否将记录保存在大学档案馆做出所有最终决定。
- 电子记录：以无形电子形式保存的大学记录。 电子记录包括但不限于：文字处理文档、电子表格、数据库、HTML文档、扫描或图像文档，以及在线存储、主机、计算机硬盘驱动器或任何外部存储介质（包括磁盘和拇指驱动器）上的任何其他类型的文件。 适用于有形大学记录的保留标准也适用于电子记录，记录保留表中概述的保留期限同样适用于所有格式的大学记录。
- 缩微胶片：一种由缩微胶片组成的记录格式，通常用于最大限度地提高空间效率。 以纸质形式保存的大学记录与以纸质或电子形式保存的记录受相同标准和保存期限的约束。
- 不活跃大学记录：非活动记录的原始大学记录，但仍必须按照以下记录保存表进行保存。 非活动大学记录通常保存在大学首选的场外存储供应商或校园内的其他位置； 但是，具有历史意义的非活跃大学记录由大学档案馆按照记录管理员或其指定人员的指示保存。
- 正式库指定负责保存和及时销毁特定类型的大学官方记录的办公室或部门。 大学的记录管理员或指定人员将对大学记录官方存储库做出最终决定。 例如：Payroll Office是年度员工工资记录的官方存储库。 不是大学记录官方存储库的办公室和部门不需要保留这些记录的副本。
- 离线存储：任何格式的不再需要的大学记录都可以存储在大学的首选供应商处进行场外存储。 场外存储供应商提供收费服务，用于收集和维护非活动记录，并在校园再次需要这些记录时提供这些记录。 See the Procedures section of the 记录保留策略 for instructions on how to store records at 离线存储.
- 个人信息包含个人姓名和社会安全号码的记录； 驾驶执照号码或麻萨诸塞州身份证号码； 金融账户号码，或信用卡或借记卡号码，有或没有任何必需的安全码、访问码、个人识别号码或允许访问个人金融账户的密码； 或者生物识别指示器。 个人信息是高度敏感的，必须在任何时候都加以保护和保护。
- 档案管理员大学档案管理员应由校长或校长指定的代表确定，最初应由主管行政事务的副校长担任。 在与执行副校长和大学教务长协商后，档案管理员可以将某些政策执行职能指定给其他办公室。
- 记录委员会: The University’s 档案管理员 shall convene a 记录委员会 to develop procedures for the implementation of the 记录保留策略 和 to help ensure compliance. The 记录委员会 shall include representatives from the offices of the President, Information Systems 和 Technology, University Provost, Provost of the Medical Campus, Comptroller, Human Resources, Internal Audit, University Registrar, Research Compliance, General Counsel, 和 any other office or department as the Records Administrator, in consultation with the Executive Vice President 和 the University Provost, deems appropriate, including representatives from the faculty.
- 大学的记录：任何记录/文件的原件或正式副本，包括任何格式的电子记录。 格式包括但不限于：纸质、纸质和电子。 大学的记录管理员或其指定人员将对大学记录的官方存储库做出最终决定，这些记录的官方存储库在本文件末尾的表格中确定。 不是大学记录官方存储库的办公室和部门不需要保留这些记录的副本。
与记录有关的员工义务
在与大学档案管理员或其指定人员协商并在其指导下，每个单位经理或部门负责人或其指定人员必须：
- 根据各自的职责范围，确定适当的大学档案格式；
- 实施单位和/或办公室的记录管理实践；
- 确保这些管理措施符合大学的政策；
- 教育单位和/或办公室内的员工了解健全的记录管理实践，包括保存期限和安全实践；
- 保存具有历史价值的非活跃大学记录（见本文件的“定义”部分），并将这些记录转移到大学档案馆；
- Ensure that access to confidential files 和 documents or electronic media that contain non-public information is restricted in accordance with all University policies, including the 资料保障标准, 和 that any restrictions on accesses to selected 档案记录s are noted at the time of transfer to the University Archives;
- 准确记录哪些记录被转移到大学档案馆或异地存储供应商，以及这些记录的预期销毁日期；
- 销毁已过保存期，且不再具有法律、操作或历史/档案价值的非活跃大学记录； 和
- At least annually, review the 记录保留表 for any changes in the regulatory environment, operational needs, or other considerations that require changes to retention periods or practices.
电子记录
电子档案存储为大学提供了显著的优势。 电子存储的成本显著降低。 以电子方式存储的文档，如果创建和组织得当，则更容易访问、搜索和在保留期结束时销毁。 以电子方式存储文件的选择应该首先进行新濠影汇线上赌场研究。
记录所有者可以决定用电子或数字副本取代正式的纸质副本记录，只要图像符合某些标准，即准确性，面对不断变化的技术的未来可用性，以及防止篡改。