拨款管理的最佳实践

此页面向部门、新濠影汇线上赌场研究或财务管理员，他们负责管理各自部门的赞助奖项。无论你是波士顿大学的新学生，还是只是想学习赠款管理流程的最佳方法，你都可以在这里找到你需要的东西。我们涵盖的主题包括：

预支账目、事后报告、结转、成本分担、成本转移、设施服务请求（FSR）、雇用员工、雇用学生、人力主体付款、内部服务请求（ISR）、多项目提案、无成本延期、人事活动报告（PAR）、PI转移到业务部门、重新预算、工资成本分配、次级奖励、次级收件人发票处理、赞助奖励差旅费、不可接受费用的处理

 

最佳实践教学图书馆

单击主题可下载有关最佳实践的PDF指南。这些都是在赞助项目和新濠影汇线上赌场研究管理咨询委员会（ACRA）前线成员的支持下制定的。

主题

总结
预付款帐户 一个内部奖助金帐户，当奖助金迫在眉睫，但最终执行尚未完成。使PI能够在完全执行合同之前开始支出，并允许记录和跟踪费用，从而消除了对其他不相关帐户的收费和随后对这些费用的成本转移的需要。
事实报告之后 财务交易的事后审查，也称为账户对账，是对提交到大学总分类账上的财务交易的审查。它是大学内部控制过程的关键部分，确保所有公布的费用都是适当的，允许的，合理的，批准的，并有文件支持。
结转 在接近项目期结束时，您有剩余的未使用资金的情况下，您可以使用适当的理由请求将这些资金转到下一个预算期。在任何预算期终了时，经发起人批准或自动结转，剩余的未承付款项可结转到下一个预算期，以支付该预算期的可容许费用。在下一个预算期间使用结转资金必须有真正的方案需要。
成本份额 成本分担是指总赞助项目或计划成本中不由赞助方资助的部分。费用分摊通常由波士顿大学资助，但也可以由第三方资助。成本分担有时被称为匹配或实物捐助。
成本转移 赠款成本转移是指在交易结算之日起90个日历日内，将直接费用（工资或非工资）转到或转出资助项目的事后再分配。如果及时启动以纠正有效的错误，并且有适当的理由和文档支持，则允许这样做。
设施及服务要求 设施服务请求（FSR）用于非例行维护，包括移动家具、活动设置、更换锁和翻新等。这些服务的费用由提出要求的部门负责。
招聘人员 本文档重点介绍了招聘各类员工（兼职、全职和外籍员工）的流程。波士顿大学的教职员工经常与在其他机构工作的非波士顿大学员工但在各自领域的专家进行新濠影汇线上赌场研究合作。签订服务协议时使用的流程取决于服务的性质以及业务的规模和持续时间。
招聘学生 博士、硕士和本科生可根据具体标准和规定聘任。学生就业的限制包括学生可以工作的小时数，学生的注册状态，并且可能包括基于学生资金或机构支持的限制。
人类受试者支付 波士顿大学经常进行涉及使用个人（“人类受试者”）的新濠影汇线上赌场研究项目。根据新濠影汇线上赌场研究的情况和所涉及的金额，可以以支票、零用现金或礼品卡的形式支付给人类受试者。大学必须履行所有法律和道德义务，以支付金钱报酬给人类受试者。
内部服务请求 购物者可以向波士顿大学供应商（除设施外，请参阅设施服务请求- FSR）请求内部商品或服务（餐饮，实验动物，邮件服务…）。请求方通过采购/ISR流程在线创建内部服务请求（ISR）。提供商通过财务/ISR履行向ISR支付费用。
多项目提案 大规模、复杂的提案需要在赠款协调和项目管理方面得到额外的支持。这些通常是针对大型项目或中心的建议，这些项目或中心使用一个伞形应用程序来描述总体工作，并相当于每个组件的完整应用程序。这些应用程序的规模各不相同，有多层预算和大量的关键人员。资助公告将清楚地表明响应式应用程序中预期的多项目要求/组件类型。
无成本扩展 无成本延期（NCE）在没有额外资金的情况下将项目期限延长至原始结束日期之后。当项目期即将结束并且有继续进行新濠影汇线上赌场研究的方案需要时，可以要求进行国家中心会议。还必须有足够的资金来支付长期的努力和费用。项目资金剩余不是要求延期的正当理由。仅因编程原因可要求扩展。
人事活动报告 统一指导要求支付给赞助项目的工资费用是准确的、允许的和合理分配的，因此所有从赞助新濠影汇线上赌场研究基金中获得报酬的波士顿大学员工都会收到一份人事活动报告（PAR），以审查和证明他们的工资和努力。PAR表示员工的大学工资分配给赞助项目和其他非赞助大学活动的百分比。必须审查PAR，以确定所收取的工资百分比是否合理地反映了员工的时间消耗情况。迟交或不完整的par有被拒付和向部门收取工资费用的风险。
PI转移至BU 赠款/合同是由首席新濠影汇线上赌场研究员（PI）授予院校的。如果PI从另一个机构转到波士顿大学，前机构的赞助新濠影汇线上赌场研究办公室将与PI/DA/SA合作，处理有关其奖励转移的信息。虽然可能有例外，但通常情况下，当PI转移时，补助金将放弃给新机构。授予机构或赞助商必须事先批准所有赠款/合同转让。
Rebudgets 预算计划是在奖励过程中批准的项目或计划的财务表达。在授予赠款或合同后，项目负责人可能会确定批准的预算拨款与实际项目需求不一致。他/她可以要求将资金从一个支出类别正式重新分配到更能反映项目需求的另一个支出类别。
工资成本分布 薪资成本分配表单是通过BUworks中央门户访问的人事操作（PA）。当一个活跃的非学生雇员的成本分配由于一个成本对象的到期而必须改变时，或者当一个新的成本对象需要添加到该雇员的当前成本分配时，就会提交它。当补助金工资成本转移或补助金工资调整需要追溯地改变现役非学生员工的成本分配时，也可以提交。处理这些与授权相关的追溯性变更是本文档的重点。
Subawards 在提案阶段，PI决定是否需要与其他机构的新濠影汇线上赌场研究伙伴合作以完成项目的SOW。分奖接受者提供他们自己的意向书、SOW、预算和预算理由，以便纳入提案提交。如果授予具有此类合作的项目，则需要一个外向的子授予协议来建立正式关系。分包协议（subawards）是正式的、具有法律约束力的合同文件，需要仔细、逐案审查。
分收件人频率和发票处理 分接受者是一个非新濠影汇赌场实体，它从传递实体（如BU）接收分授予，以执行新濠影汇赌场计划的一部分。波士顿大学的大多数次级奖励都是费用可报销协议，分接受者每月为协议下发生的允许费用开具发票。BU根据新濠影汇赌场统一指南2 CRF 200.305，在收到有效的分收款人发票后30个日历日内付款。
旅游赞助大奖 如果赞助旅行是合理的、允许的、可分配的，并且将为奖励带来直接利益，则可以将其作为直接成本。当它是适当的文件，批准，并符合大学政策和美国国税局和赞助商的规定报销。新濠影汇赌场政府资助的旅行也受某些新濠影汇赌场法律和统一指南中规定的准则的约束。当大学政策和奖励要求之间存在冲突时，适用更严格的政策。
不允许成本的处理 审查账目和删除不允许的费用是大学内部控制过程的关键部分，确保所有公布的费用都是适当的，允许的，合理，认可并有文件支持。不允许的费用，错误地记入奖励，必须立即转移到你的部门大学成本中心，自由裁量账户，或其他非赞助项目账户。

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